Cinq spécialistes de la tech dévoilent leurs outils pour plus d’efficacité

Le numérique promet de vous faciliter la vie. Sur le Web ou dans les boutiques d’applications, les propositions sont innombrables, dans tous les domaines de la vie et du business. Pas toujours facile de dénicher des bonnes solutions qui pourraient nous rendre plus productifsquand on ne sait pas vraiment ce qu’on cherche… Quelques entrepreneurs de la tech partagent ici certains des outils numériques qu’ils utilisent au quotidien, à titre personnel ou en équipe dans leur start-up. Petit tour non exhaustif d’outils bien pratiques.

Emna Everard (Kazidomi)

Grammarly

” J’utilise cet outil pour les corrections orthographiques en anglais “, précise Emna Everard, cofondatrice avec Alain Etienne de la plateforme de produits sains Kazidomi. Cet outil gratuit peut s’ajouter en extension sur Firefox et vous permet de rédiger facilement et sans faute des e-mails ou des textes en anglais. Il peut aussi détecter automatiquement le ton employé : est-ce formel, amical, agressif ? Grammarly vous le fait savoir et anticipe la réaction de vos destinataires. De plus, il fait pas mal de suggestions. Fonctionne avec Gmail, sur les réseaux sociaux et certains sites et applis populaires (Slack, Asana, Medium, Salesforce, etc.).

MixMax

” Mes e-mails ? Je les suis avec MixMax. ” Comme pas mal de gens, Emna Everard souhaite optimiser l’usage de ses échanges d’e-mails. Du coup, elle emploie cette solution assez puissante qui dope votre compte Gmail et permet à la fois de tracker ses e-mails (voir qui a ouvert et quand, qui a vu la pièce jointe, etc.), de créer des modèles, d’intégrer des propositions de rendez-vous one click, d’améliorer la visibilité de liens, etc. MixMax est un outil indiqué pour les commerciaux mais aussi pour les entrepreneurs. MixMax promet d’être 10 fois plus efficace, sans sortir de Gmail.

Canva

Tout le monde n’est pas calé en création graphique. Pourtant, l’image est de plus en plus importante. Tant au niveau personnel (sur les réseaux sociaux) que professionnel. Du coup, ” pour la réalisation de designs sans utiliser de programme pro du type Indesign, Photoshop, etc., j’utilise Canva. ” Cette solution en ligne propose une série d’outils simples d’utilisation pour créer des visuels pro.

Thibaud Elzière (eFounders)

Loom

Le concept de ” message vidéo pour l’entreprise “, vous connaissez ? C’est ce que fait Loom. ” Cela permet d’enregistrer facilement ce qui se passe sur son écran et, en même temps, de filmer des commentaires, explique Thibaud Elzière. Pour le travail en équipe, c’est évidemment très pratique. On l’utilise beaucoup au sein des équipes ventes, support, etc. ”

Folk.app

Service maison du start-up studio eFounders que Thibaud Elzière a cofondé, Flok est un système de gestion de contacts. ” Sans doute l’outil que l’on utilise le plus chez nous, glisse l’entrepreneur. Nous centralisons ainsi toutes les listes de contacts entre les différentes personnes de chez eFounders et avec nos start-up. On trouve les coordonnées complètes des investisseurs, des journalistes, de nos contacts, etc. Evidemment d’une grande richesse pour l’ensemble des équipes qui peuvent accéder à tout moment à ces infos. ” Folk se veut par ailleurs bien plus qu’un ” carnet d’adresses partagé ” : il est possible d’y intégrer automatiquement des contacts de plusieurs sources, de créer des groupes par thématiques, d’assurer le suivi des contacts, etc.

Pitch.com

” Pour les présentations, j’ai adopté cet outil, un Powerpoint moderne. ” L’avantage de Pitch.com ? Permettre de construire des présentations en mode collaboratif avec plusieurs personnes. Propose également des templates (modèles) préétablis.

Laure Uytdenhoef (Piximate)

Scanbot

Cette application mobile qui s’installe sur le smartphone permet de le transformer en scanner. ” En quelques secondes, je transforme n’importe quel document en fichier PDF, détaille la cofondatrice de la start-up Piximate. C’est très pratique quand on est hors du bureau, et tellement rapide que… même quand j’y suis, c’est l’outil que j’utilise par défaut. ” L’appli est payante mais il existe aussi des alternatives gratuites, comme Tiny Scan.

Slack

Doit-on encore présenter Slack ? Ce logiciel américain coté en Bourse est devenu l’un des outils de communication les plus utilisés dans les start-up. ” C’est notre canal de communication principal, confirme la responsable de Piximate. Toutes les discussions passent par notre Slack, que ce soit de personne à personne, en groupe ou même avec des interlocuteurs récurrents qui ne font pas partie de la société. Nous nous en servons pour discuter, mais aussi pour envoyer des photos ou des documents. L’app mobile est synchronisée avec celle de mon ordi, donc j’ai accès à tout en permanence. ”

Zoho, Hubspot, Basecamp

Cités ensemble par Laure Uytdenhoef, ces trois outils sont des suites de logiciels populaires en matière de gestion de projet, de marketing et de vente. ” Chez Piximate, nous utilisons ces trois solutions pour savoir à tout moment comment évoluent nos projets, les installations chez les clients, précise l’entrepreneuse. Nous pouvons ainsi suivre à tout moment et de manière efficace l’évolution d’un projet, du devis à la production, puis jusqu’au suivi client. ”

Quentin Colmant (Qover)

OfficeVibe

Comment se sentent vos équipes ? Grâce à une série de questions aléatoirement posées via OfficeVibe et auxquelles vos employés répondent de manière anonyme, vous pouvez sentir l’ambiance et le moral des équipes. ” Même si nous employons 45 personnes, nous n’avons pas encore de responsable RH, précise Quentin Colmant, CEO et cofondateur de la fintech Qover. Cet outil permet de monitorer de façon simple la motivation du personnel. ” Sur base d’une courte série de questions préétablies. OfficeVibe se présente comme une solution d’engagement avec ses équipes et promet que les 82% des employés qui l’utilisent se montrent convaincus que leur opinion compte vraiment pour leurs managers.

Hotjar

Sur le Web, tout se mesure. Hotjar permet notamment de ” rejouer le flux des visiteurs sur notre site, explique le patron de Qover qui utilise Hotjar à cette fin. L’appli mesure les clics et le parcours des visiteurs, ce qui nous permet, notamment, de déceler des comportements anormaux ou des flux qui posent problème. Et donc d’adapter nos pages ou nos process en ligne. ” Hotjar permet de visualiser les clics, les scrolls, etc.

Webflow

” Nous avons plusieurs produits, de nombreux partenaires dans 11 pays, avance Quentin Colmant. Pour réaliser des pages ‘produits’ qui correspondent parfaitement au goût de ces partenaires ou créer des landing pages dédiées, nous utilisons Webflow, un outil très puissant qui permet d’être utilisé sans devoir créer du code et qui propose des pages responsive ( réactives, Ndlr). ” Etonnant, pour une start-up tech, de se baser sur un tel outil alors qu’elle a des spécialistes en interne ? ” Pas du tout, cela permet de garder nos développeurs concentrés sur notre core business tout en disposant d’un résultat parfait. ”

Jim Hees (Smovin)

Email extractor et Email Finder

Pour contacter un prospect ou un partenaire potentiel dont vous n’avez pas le contact direct – et donc pas l’adresse ni l’e-mail – c’est souvent galère. ” Moi, j’utilise Email extractor et Email Finder qui sont des extensions du logiciel Chrome et m’aident énormément dans la prospection “, explique Jim Hees, cofondateur de Smovin, appli de gestion de biens immobiliers. En fait, ces extensions parviennent à aller chercher des adresses e-mails, même un peu cachées sur une page internet, et les présentent facilement et rapidement. ” J’utilise les deux extensions car, parfois, l’une trouve et l’autre pas. ”

Lastpass

” Une version gratuite et tellement pratique pour garder tous les mots de passe compliqués des innombrables applications et sites qu’on utilise. ” S’il existe toute une série d’applications du genre, Jim Hees utilise Lastpass qui s’installe comme une extension du navigateur ou en appli mobile. Elle joue le rôle d’un coffre-fort à mots de passe et vient remplir automatiquement les champs et mots de passe pour les sites et applis que vous utilisez. Vous n’avez plus qu’un seul mot de passe à retenir et ne devez plus multiplier les opérations de réinitialisation pour mots de passe oubliés.

AText

” Voici un petit outil que j’utilise tous les jours et qui ne coûte pas cher, glisse le cofondateur de Smovin. Il s’agit de déterminer des raccourcis pour des mots, des phrases, des liens. J’ai défini des raccourcis pour plein de choses, comme le numéro de TVA, le compte en banque, certains liens… Je gagne un temps fou ! ” Concrètement, aText, qui s’installe sur Mac et PC, permet d’accélérer l’écriture sur ordinateur en remplaçant des abréviations définies par des phrases ou mots que vous utilisez fréquemment. Vous pouvez n’écrire que ” bat ” et aText écrira ” bien à toi ” pour vous. Un gain de temps qui vous évitera de réécrire encore et encore les mêmes formules.