En quoi consiste la fonction de “fleet manager” ?

Avec la croissance des parcs de voitures de société, la gestion des flottes est devenue une profession à part entière. Orpheline, estiment certains acteurs. Pas pour longtemps…

Le plus grand souci des fleet managers ? ” L’évolution de la fiscalité, qui est devenue ingérable “, explique Dominique Wilkin, président d’une association de la profession, Fleet Corner. Tous les ans ou tous les deux ans, le cadre fiscal de la voiture de société est modifié, rectifié, adapté, que ce soit pour les déductions ou l’avantage en nature taxable.

C’est l’affaire des fleet managers, qui doivent adapter les listes de voitures proposées au personnel de leur entreprise à mesure que la fiscalité change. Et parfois même faire des paris sur le futur, avec un risque de perdre de l’argent, ” car les contrats durent trois à quatre ans pour une voiture “, précise Dominique Wilkin.

Un travail solitaire

Les sujets de discussion au sein du secteur sont si nombreux qu’il existe trois associations professionnelles, alors que le nombre d’acteurs est assez réduit dans le pays : environ 300 fleet managers. C’est que ceux-ci ressentent le besoin de se rencontrer pour partager leurs expériences. ” Il s’agit un métier orphelin dans les entreprises : on ne peut parler à personne de nos soucis, explique Jean-Marie Lejeune, fleet manager chez CMI à Liège et fondateur de l’association francophone AFFM. Il est donc intéressant de se rencontrer entre nous. ” Outre l’AFFM, il y a donc aussi Fleet Corner et Fleet & Mobility ( lire l’encadré ” Trois associations “).

Jean-Marie Lejeune a vu le métier évoluer avec le parc : ” Je le gère depuis 30 ans. Il est passé de 25 à 650 véhicules “. La fonction est reliée le plus souvent aux ressources humaines, et parfois à la direction financière. Elle est appelée à devenir moins orpheline, à prendre de l’importance. ” Nous devenons des mobility managers “, affirme Luc Pissens, président de Fleet & Mobility, lui-même mobility manager à la banque Degroof Petercam. Cette dernière a devancé la législation sur le budget mobilité en préparation. Elle propose à son personnel un éventail de réponses à côté ou à la place de la voiture, du vélo aux transports en commun. ” Je trouve que la fonction devient plus intéressante, plus globale. Elle devrait même s’étendre au télétravail, qui relève de la mobilité. C’est une manière d’éviter les embouteillages quelques jours par semaine “, poursuit Luc Pissens.

Disponible hors des heures de travail

Quel est le rôle central du fleet manager ? ” Pour moi c’est la gestion du coût total de l’usage des véhicules, de la mobilité, répond Luc Pissens. Donner le plus possible en payant le moins possible. ” Toutes ses tâches sont articulées autour de cette logique.

Pour Jean-Marie Lejeune, c’est aussi ” faire respecter les car policies et les expliquer “. Surtout en cas de sinistre. Comme beaucoup d’entreprises, CMI fait payer une partie de la franchise en cas de dégâts en tort ou sans partie tierce : 150 euros dès le premier sinistre. ” La franchise nous coûte 500 euros. Nous en faisons payer 150 euros au conducteur. C’est parfois difficile à expliquer quand il n’y a pas de partie tierce ( comme dans le cas de vandalisme, Ndlr). Mais cette mesure nous a permis de réduire considérablement les sinistres. ”

C’est aussi être disponible, même hors des heures de bureau. ” J’ai parfois été réveillé le dimanche à deux heures du matin pour un pneu crevé, raconte Jean-Marie Lejeune. Les conducteurs vous appellent quand ils ne savent pas quoi faire. ” ” Les soucis arrivent souvent hors des heures de travail “, confirme Frédéric Bastin, gérant de flotte chez Galère (construction, groupe BAM), qui gère 300 véhicules, autos et utilitaires. Il est aussi vice-président de l’AFFM et participe au Fleet Corner.

Jouer avec les tarifs et les quotas

Les fleet managers contactés sont rarement favorables à une sous-traitance complète de la flotte à une seule société de leasing. Ils préfèrent faire jouer la concurrence avec deux fournisseurs ou davantage. ” Une fois le modèle choisi, on fait un appel d’offres “, précise Luc Pissens. Car il y a des écarts entre les tarifs selon les modèles. Le métier consiste souvent à naviguer entre les tarifs, à comparer. Lorsqu’un loueur a rempli son quota d’achats d’une marque, il peut augmenter les tarifs, et a contrario, il les diminue lorsqu’il n’a pas atteint son chiffre, note Frédéric Bastin. Je vois parfois des écarts de 50 à 80 euros par mensualité et par véhicule dans les offres d’un mois à l’autre. ”

Le rôle d’acheteur va très loin car beaucoup de flottes choisissent de sortir du contrat de leasing l’assurance, la carte de carburant et parfois les pneus, afin d’économiser de l’argent. Cela augmente un peu le travail des fleet managers, mais pas toujours : ” Si vous avez plusieurs compagnies de leasing, il est plus aisé d’avoir une seule compagnie d’assurance, donc un seul point de contact en cas de sinistre “, avance Luc Pissens.

” Séparer les contrats d’assurance ou d’autres prestations du contrat de leasing peut être intéressant, mais il faut un minimum de véhicules “, avance Dominique Wilkin, de Fleet Corner. Pour sortir l’assurance d’un contrat de leasing, il faut un minimum de 100 véhicules. ” Un société peut même envisager de financer elle-même les dégâts matériels, cela réduit le coût réel. ”

Le défi des nouvelles motorisations

L’évolution de la voiture et de la mobilité va changer le métier. Elle nourrit les réunions des clubs et associations de gestionnaires : voitures hybrides, électriques, etc. ” Je souhaite bonne chance à mes successeurs “, avoue Jean-Marie Lejeune, qui part bientôt à la retraite. Celui-ci a préféré ne pas faire entrer dans la flotte de son entreprise des hybrides rechargeables : ” Elles apportent d’autre soucis de gestion, avec l’installation d’un boîtier de recharge au domicile des utilisateurs et l’organisation du paiement des recharges par l’entreprise “. Mais il reconnaît que les sociétés ne pourront pas faire l’impasse sur les nouvelles motorisations.

” On devra passer à l’hybride et à l’électrique, à cause de l’impact fiscal du CO2 “, continue Jean-Marie Lejeune. Pour l’heure, la voiture électrique reste encore confidentielle dans les flottes. ” Cela va changer rapidement ; 2019 sera l’année de la voiture électrique “, pronostique Luc Pissens qui voit arriver des voitures électriques avec des autonomies de 300 à 400 km, à des prix plus raisonnables que les Tesla aujourd’hui. Luc Pissens fait partie des fleet managers ” branchés ” qui proposent une liste de voitures électriques au personnel de Degroof Petercam. ” Nous payons la borne de chargement à domicile, dit-il. Et comme nous sommes dans le secteur bancaire, où la digitalisation est importante, je dois aussi veiller à ce que les voitures proposées soient connectées. “