Une meilleure organisation du travail en quatre étapes

Eprouvez-vous un sentiment d’insatisfaction à la fin de votre journée de travail ? Y a-t-il certaines tâches que vous n’avez pas pu achever ? Etes-vous souvent distrait de votre travail ? Les autres semblent-ils déterminer votre agenda ? Voici quatre conseils pour reprendre le contrôle de la situation.

Mettez de l’ordre dans vos activités. Votre bureau ressemble-t-il régulièrement à un champ de bataille ? Plus il y a de choses sur votre bureau, plus vous risquez d’être distrait de votre tâche : ‘Oh oui, il y a encore ça’ ou ‘Je vais mettre ça là pour être sûr de ne pas l’oublier’.
CONSEIL : Jetez tous vos Post-its et petits billets et utilisez un seul carnet de notes qui sera l’unique ‘porte d’accès’ à votre système de travail. Plus de stress : vous saurez que tout ce que vous ne pouvez pas oublier se trouve dans cet unique document.

Planifiez en remontant le temps. Remplissez-vous votre agenda du lundi au vendredi ? Dans ce cas, il y a fort à parier que lorsque vous arriverez au vendredi, vous vous apercevez que vous n’avez pas réussi à tout faire.
CONSEIL : Commencez votre planning le vendredi après-midi et remontez vers le lundi. Vous évitez ainsi de devoir achever toutes sortes de choses en vitesse le vendredi ou d’aborder le week-end dans le stress.

Répartissez votre travail efficacement. Bloquez votre agenda pour des tâches récurrentes et écartez-vous-en le moins possible.
CONSEIL : pour le matin, prévoyez de courtes tâches opérationnelles : e-mails, coups de fil, petits restes de la veille. Réservez l’après-midi aux grandes réunions et aux tâches de plus longue durée au bureau.

Round-up de la semaine. A la fin de la semaine, prenez le temps d’écrire l’historique des événements (ce qui s’est bien et moins bien passé) et les problèmes que vous vous proposez de résoudre la semaine suivante. Envoyez ce compte-rendu à votre patron ou à un bon collègue. Vous pourrez alors partir en week-end en toute tranquillité car votre disque dur personnel sera vide.

Source : Kluwer Opleidingen