Les frais exposés par un travailleur ou un dirigeant d’entreprise lors d’un séjour professionnel de plus de 30 jours calendrier à l’étranger peuvent, sous certaines conditions, être remboursés sous la forme d’une indemnité forfaitaire journalière non imposable. De nouveaux montants sont applicables depuis le 1er octobre.
Les indemnités de séjour forfaitaires journalières octroyées en remboursement de frais exposés lors d’un séjour professionnel de longue durée peuvent être considérés comme des dépenses propres à l’employeur à condition que :
– Le montant maximum de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière ne dépasse pas celui déterminé par pays pour les fonctionnaires en poste à l’étranger par le SPF Affaires étrangères. Si les indemnités de séjour forfaitaires journalières sont plus élevées que ces montants repris dans cette liste, elles devront en principe être considérées comme des rémunérations imposables.
– L’attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limité à maximum 24 mois.
– L’attribution ou le paiement cesse si le travailleur (ou le dirigeant d’entreprise) s’établit définitivement à l’étranger.
Il faut que le séjour à l’étranger soit de longue durée (plus de 30 jours calendrier successifs dans le cadre d’une même mission à caractère professionnel). Les prolongations de séjour volontaires ne sont pas à comptabiliser dans le calcul de ces 30 jours.
Pour quelles sortes de frais ?
Le montant de ces indemnités de séjour forfaitaires journalières est censé couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses. Par menues dépenses, on entend, entre autres, le transport sur place dans le pays de destination (bus, tram, métro, taxi), les boissons et en-cas, les communications téléphoniques locales et les pourboires. Les indemnités ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour.
Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas et/ou menues dépenses, le montant des indemnités de séjour forfaitaires journalières doit être diminué de :
– 15 % pour le petit déjeuner
– 35 % pour le repas de midi
– 45 % pour le repas du soir
– 5 % pour les menues dépenses.
Non imposable
Le montant total de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière peut être considéré comme un remboursement de frais non imposable pour chaque jour entier d’absence (c’est-à-dire une journée entre deux nuits en mission à l’étranger).
Pour les jours de départ et de retour de séjour à l’étranger, le montant de l’indemnité doit être divisé en deux. On n’applique alors pas les diminutions sous forme de pourcentage mentionnées plus haut.
Particularités
Lorsque le voyage d’affaires à l’étranger s’effectue dans plusieurs pays, c’est le montant de l’indemnité forfaitaire journalière attachée à l’endroit où a eu lieu la dernière nuitée qui détermine celle de la journée suivante.
Si l’employeur octroie des chèques-repas pour indemniser les frais de repas exposés pendant le séjour à l’étranger, l’intervention de l’employeur dans le montant du chèque-repas (maximum 6,91 euros/ chèque-repas) doit être déduite du montant de l’indemnité.
L’employeur ne peut pas combiner l’octroi des indemnités de séjour forfaitaires journalières avec un remboursement des frais de repas et de menues dépenses sur bases justificatives.
Les indemnités de séjour forfaitaires journalières ne peuvent pas être cumulées avec l’avantage octroyé aux travailleurs belges occupés dans un pays situé en-dehors de l’Europe n’ayant pas conclu de convention préventive de double imposition avec la Belgique. Cet avantage consiste en une déduction pour frais professionnels de 30 %.
Par Peggy Criel, “legal adviser” chez Partena Professional.
