Si un travailleur décide de quitter votre entreprise après avoir suivi une formation à vos frais, pouvez-vous lui demander de rembourser la somme engagée, ou, du moins, une partie ? La réponse est oui, mais sous certaines conditions…
La clause d’écolage, qu’est-ce que c’est ?
Une clause d’écolage est un accord par lequel le travailleur qui suit une formation payée par l’employeur s’engage à rester à son service pour une certaine période.
Si le travailleur décide tout de même de partir, il devra rembourser une partie des frais engendrés par la formation, fixée en fonction du laps de temps entre la fin de la formation et son départ.
Un employeur conclut une clause d’écolage par crainte de voir son travailleur partir à la concurrence ou ailleurs, alors qu’il vient d’investir dans sa formation. Dans ce cas de figure, d’autres recueilleraient en effet les fruits de cet investissement.
La clause d’écolage est uniquement valide si :
– il s’agit d’une formation spécifique qui permet au travailleur d’acquérir de nouvelles compétences professionnelles qui peuvent, le cas échéant, également être valorisées en dehors de l’entreprise ;
– la formation ne découle pas d’une disposition légale ou réglementaire requise pour exercer la fonction pour laquelle le travailleur a été engagé ;
– la formation atteint au moins 80 heures ou sa valeur est au moins égale au double du revenu mensuel minimum moyen (soit 3.125,18 euros bruts au 1er juin 2017).
Les contrats de travail qui peuvent contenir une clause d’écolage
Une clause d’écolage peut uniquement être conclue dans le cadre d’un contrat de travail à durée indéterminée ; si la rémunération annuelle du travailleur dépasse 33.472 euros (montant 2017) — la rémunération annuelle se compose de l’ensemble des rémunérations mensuelles, du double pécule de vacances et de la prime de fin d’année, etc.– ; et si elle ne se rapporte pas à la catégorie de travailleurs ou de formations qui, au sein de la commission paritaire compétente, ont été exclus du champ d’application de la clause d’écolage par une convention collective de travail rendue obligatoire.
La clause d’écolage doit faire l’objet d’un écrit
Cette clause doit être conclue par écrit, de façon individuelle pour chaque travailleur et au plus tard au moment où commence la formation concernée.
Ce document doit mentionner : une description de la formation, sa durée et l’endroit où elle se déroulera ; le coût de cette formation ou, si ce coût ne peut être déterminé dans sa totalité, les éléments qui permettent d’en évaluer la valeur ; la date de début et la durée de validité de la clause. Si la réussite de la formation donne lieu à la délivrance d’une attestation, la date de début de la clause coïncide avec la date de délivrance de l’attestation. Le montant que doit rembourser le travailleur s’il ne respecte pas les conditions doit aussi y être inscrit. Ce montant correspond à une partie du coût de la formation et s’applique de façon dégressive, selon la durée de validité de la clause. Il ne peut toutefois pas dépasser certains seuils (voir plus loin).
Les conditions d’application de la clause
La clause d’écolage ne s’applique pas :
– si le contrat est rompu dans les six premiers mois à partir du début du contrat ;
– après cette période, si l’employeur rompt le contrat sans motif grave ;
– après cette période, si le travailleur rompt le contrat pour un motif grave ;
– si le travailleur rompt le contrat dans le cadre d’une restructuration, comme le prévoit la loi relative au pacte de solidarité entre les générations.
La durée de validité de la clause et les modalités de remboursement
La durée de validité de la clause ne peut dépasser trois ans et doit être fixée proportionnellement au coût et à la durée de la formation. Si le coût est juste assez élevé pour conclure une clause valide, nous vous conseillons de limiter la durée de validité à un an.
Le montant que devra rembourser le travailleur s’il ne respecte pas les conditions de la clause sera de maximum :
– 80 % du coût de la formation s’il quitte l’entreprise avant 1/3 de la période convenue ;
– 50 % du coût s’il quitte l’entreprise entre 1/3 et 2/3 au plus tard de la période convenue ;
– 20 % du coût s’il quitte l’entreprise après 2/3 de la période convenue.
Dans tous les cas, le montant à rembourser ne peut dépasser 30 % de la rémunération annuelle du travailleur.
Par Leen Biesemans, legal consultant chez Group S.
