Réduisez de 30% vos coûts d'impression

24/05/11 à 10:39 - Mise à jour à 10:39

Source: Trends-Tendances

Les PME pensent souvent à réduire les postes flotte automobile ou téléphonie, mais rarement les frais d'impression. Pourtant, d'après HP, les PME perdent jusqu'à 3% de leur chiffre d'affaires uniquement à cause d'une mauvaise gestion des documents. Quelques conseils pour y remédier.

Définissez les coûts à réduire. Cet exercice ne concerne pas uniquement les frais d'encre, de toner et de papier. Il faut également y ajouter le prix d'achat ou de location du matériel (imprimantes, fax et photocopieurs) et les contrats de maintenance à l'année. La plupart des PME ont un parc hétérogène avec divers consommables et des imprimantes de différentes générations.

Réalisez un audit de votre parc. Combien d'imprimantes possédez-vous ? Quel genre d'impression réalisent vos collaborateurs (impression ponctuelle de documents ou au contraire impression régulière de dossiers volumineux) ? S'agit-il de photos ou de textes ? En noir et blanc ? Combien de collaborateurs peuvent se partager la même machine ? L'audit peut se faire en interne mais si l'entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace, elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur.

Harmonisez votre parc d'impression. Comptez une imprimante pour cinq à dix collaborateurs. N'hésitez pas non plus à renouveler votre parc. Les matériels récents sont logiquement moins gourmands en consommables et en énergie que leurs aînés. Vous pourriez ainsi réaliser une économie annuelle d'environ 20 euros par appareil.

Changez vos habitudes. Les comportements des utilisateurs gagnent parfois à être modifiés : se lever et marcher un peu pour chercher un papier sur une imprimante partagée, entrer un code pour utiliser l'imprimante couleur. Avec l'impression en recto verso , vous pouvez diviser par deux le budget papier. Par ailleurs des logiciels gratuits tels PrintFriendly, GreenPrint ou Print What You Like vous permettent de trier le contenu réellement "utile" du document, notamment pour l'impression d'une page web qui contient souvent des publicités et des éléments de l'interface du site.

Source : Chef d'Entreprise

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