E-mails : triez pour ne lire que l'essentiel

01/03/11 à 13:42 - Mise à jour à 13:42

Source: Trends-Tendances

Le temps passé à consulter ses messages est disproportionné. D'où l'utilité des outils permettant de repérer les "importants" et d'éjecter les "importuns".

Faites-vous alerter par EmailTray. Si vous avez l'habitude d'éteindre votre messagerie pour être tranquille mais que vous souhaitez tout de même recevoir les e-mails importants, utilisez EmailTray (www.emailtray.com).
Ce logiciel vous prévient de l'arrivée d'un message en provenance de tel ou tel correspondant. Un aperçu de l'e-mail s'affiche dans une petite fenêtre. Vous pouvez en lire les premières lignes et y répondre immédiatement sans avoir relancé votre messagerie.

Créez des réponses types. Pour ne pas avoir à saisir constamment les mêmes réponses types, placez-les en mémoire avec la fonction QuickPart (dans Outlook). Créer un nouveau message, tapez le texte et sélectionnez-le. Allez dans "Insertion" puis dans Quickpart. Enregistrez-le. Lorsque vous répondez à un e-mail, ouvrez Quickpart et insérez le message type voulu. En deux clics votre réponse est envoyée.

Quittez une liste de diffusion. Une nouvelle fonction d'Outlook 2010 permet de sortir des conversations qui ne vous intéressent pas sans avoir à envoyer un e-mail désobligeant aux auteurs. Sélectionnez l'un de ces mails et appuyez sur la touche "Ignorer". Tous les courriels se rapportant à la discussion ne vous seront plus présentés, mais seront conservés dans votre messagerie au cas où vous en auriez besoin.

Source : Management

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