E-mails : sachez faire bref

24/02/12 à 15:40 - Mise à jour à 15:40

Source: Trends-Tendances

Titre ciblé et percutant, style concis, présentation sobre... Pour que votre message soit lu, un seul secret : faciliter la tâche du destinataire en allant droit à l'essentiel.

Compréhension instantanée. En ces temps de surcommunication, savoir rédiger un message utile, court et ciblé se révèle un atout professionnel majeur. Cette qualité doit se manifester dès la lecture de l'objet du message. Il comptera moins de 50 caractères, énoncera clairement le sujet, et l'intérêt qu'il présente pour son destinataire devra être immédiatement perceptible. Objectif : que l'intéressé puisse comprendre de quoi il retourne avant même de l'ouvrir. Evitez donc les injonctions telles que "urgent" : c'est au destinataire qu'il appartient de juger de l'importance de votre message.
Pas d'artifices ! Le choix de lire ou non un e-mail s'opère en quelques centièmes de seconde. La forme est donc essentielle. Limitez les polices de caractères non conventionnelles, le gras, l'italique, la couleur et, surtout, les "smileys" : ces artifices perturbent la lecture et alourdissent le message. Soignez la mise en page, qui doit être sobre et concise. Une présentation comportant des paragraphes rassurera votre interlocuteur sur la clarté de votre pensée. Idéalement, un courriel doit en compter entre trois et cinq, d'une phrase chacun. La première rappellera l'objet du message et exposera la raison pour laquelle vous sollicitez votre interlocuteur : il doit comprendre d'emblée ce que vous attendez de lui. Puis développez le sujet en indiquant les précisions essentielles. Dans la dernière phrase, évoquez les échéances, les délais. Compensez l'aridité de votre demande par une formule courtoise : "Je vous sais débordé mais auriez-vous l'amabilité de..."
Sujet, verbe, complément... Si le message se révèle impossible à condenser, deux options s'offrent à vous : les pièces jointes (elles-mêmes bien découpées en deux ou trois documents distincts, intitulés clairement) et les notes de bas de page, que votre interlocuteur lira si le sujet l'intéresse. Enfin, le style doit être classique et synthétique : sujet, verbe, complément. Optez pour des formules de politesse courtes ("Cher monsieur", "Cher collègue", "Bien à vous"...), éliminez impitoyablement les surcharges, les mots inutiles, adjectifs et adverbes notamment. Si vous parvenez à vous relire en moins de trente secondes, appuyez sereinement sur la touche "envoi".

Source : capital.fr

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