Des réunions efficaces grâce à l’iPad

Dans une réunion classique, les participants utilisent tant bien que mal des feuilles de papier, un laptop, un gsm, un agenda… Certains ne parviennent pas à trouver leur planning, d’autres ont oublié les annotations aux procès-verbaux. L’iPad peut offrir une solution. A condition que la salle de réunion soit équipée de wifi et que les participants partagent à l’avance toutes les infos relatives à la réunion.

Préparation. Dans le dossier partagé, le secrétaire réalise un sous-dossier pour la réunion. Le partage des dossiers peut se faire via le réseau de l’entreprise mais fonctionne plus facilement et avec plus de souplesse via Dropbox ou Box.net, par exemple. Dans ce sous-dossier, le secrétaire place tous les fichiers en pdf pour la réunion et la liste des actions dans un fichier texte. L’app spécifique pour réunions Notubox est une alternative. C’est aussi possible via un dekstop mais l’iPad vous offre l’avantage d’avoir la liste d’actions et les documents constamment à votre disposition, où que vous soyez. Pour lire des fichiers pdf et les doter de commentaires, vous avez besoin d’une application pdf reader connectée à vos dossiers partagés dans le cloud. Goodreader et iAnnotate en sont des exemples. Pour vos annotations, il vous faut une application note avec également une connexion au nuage. C’est notamment possible avec Nebulous Notes, iA Writer et Notability.

Exécution. Pendant la réunion, les participants ont seulement besoin d’un iPad avec lequel ils peuvent consulter les fichiers comportant des annotations, faire de nouvelles annotations, compléter leur agenda et envoyer éventuellement un mail. La personne chargée des procès-verbaux peut les rédiger et les échanger rapidement sur place en utilisant des applications pour procès-verbaux comme Meeting Pad. Avec l’iPad, vous disposerez en outre d’un outil de présentation via l’app Keynote. Vous pouvez directement partager les informations présentées via des applications comme Meetingmanager et pour faire du brainstorming, vous pouvez vous servir des applications mindmap et whiteboard comme i’Thoughts et Whiteboard HD.

Source : Bijgespijkerd.nl