Comment être certain qu’une réunion est vraiment indispensable

Une réunion, cela demande du temps et de l’argent. Certains collaborateurs doivent interrompre leur travail, il faut prévoir une salle de réunion et quelqu’un doit se charger de rédiger un rapport. Le jeu en vaut-il la chandelle ?

Rendement. Faites un bilan rapide des réunions analogues à celles que vous envisagez, que vous avez animées ou auxquelles vous avez assisté. Quel taux d’absentéisme y avait-on enregistré ? Combien de retardataires ? Quel niveau de préparation ? L’ordre du jour avait-il été respecté ? Les engagements mentionnés dans le compte rendu ont-ils été tenus ?
Comportement. Gardez en tête que les collaborateurs se comportent différemment en réunion. Certains veulent sans cesse prendre la parole, d’autres restent en retrait ou cherchent le conflit.
Attentes. Avant de lancer les invitations, demandez-vous quel résultat concret vous attendez de cette réunion : faire passer un message, trouver une solution à un problème, échanger ou récupérer des informations, obtenir un soutien ?
Alternatives. Songez à d’éventuelles solutions de remplacement adaptées à la nature du message et au public concerné : e-mail à l’équipe, contacts téléphoniques individuels, confrontation de deux personnes, plate-forme sur l’intranet, discussion informelle à la machine à café…
Le “quick up”. Installez un flipchart au milieu de la salle de réunion. Dès qu’une question surgit, demandez aux participants de se lever et de proposer des solutions immédiatement. Avantage de cette méthode : personne n’a le temps d’échafauder des stratégies d’influence. Un quick up ne peut pas durer plus de 15 minutes.

Source : Management