5 trucs pratiques en Excel

Nombre d’entre nous se servent d’Excel au quotidien sans avoir appris les finesses du programme. Ou ils ont oublié l’existence de certaines fonctions utiles. Voici de quoi se rafraîchir la mémoire.

1. Joindre le contenu de plusieurs cellules à l’aide de l’esperluette (&).
Saviez-vous que vous pouvez regrouper des cellules texte en toute facilité grâce à l’esperluette. Imaginons que vous ayez une colonne (A) contenant le prénom d’une personne, et une autre (B) avec son nom de famille. L’esperluette vous permet de rassembler ces deux colonnes dans une troisième (C).
Comment ? Définissez pour la colonne C la formule suivante : =A1&” “&B1
Résultat : la colonne C contient à présent le prénom et le nom séparés par un espace.

2. Transformez vos colonnes en lignes (ou vice-versa).
Saviez-vous que vous pouvez renverser rapidement votre tableau grâce à une fonctionnalité spécifique ? Vos colonnes deviennent alors des lignes, et vos lignes des colonnes.
Comment ? Sélectionnez le tableau que vous souhaitez renverser et cliquez sur le bouton ‘Copier’. Ensuite, positionnez votre pointeur sur la première cellule de l’endroit où vous souhaitez placer le tableau renversé. Cette cellule doit se trouver à l’extérieur du tableau d’origine. Ensuite, sélectionnez ‘Collage spécial’ et enfin l’option ‘Transposé’.

3. Gare à l’option ‘Masquer’ !
Peut-être travaillez-vous souvent avec de vastes fichiers Excel, dont vous ‘masquez’ parfois certaines colonnes afin de mieux voir l’ensemble. Or, il peut arriver que vous deviez envoyer une partie d’un tel fichier à d’autres personnes. Avant de copier ces données partielles, il est important de vérifier si certaines colonnes ont été masques, surtout s’il s’agit de données confidentielles.
Comment ? Sélectionnez toutes vos colonnes et cliquez d’un clic droit au hasard dans la ligne d’en-tête (barre grise), avant de cliquer sur ‘Afficher’.

4. Savez-vous où insérer des colonnes et des lignes dans un tableau croisé dynamique ?
En Excel 2003, il n’est pas toujours évident d’ajouter ou de supprimer une ligne ou une colonne dans un tableau croisé dynamique existant. Une erreur est vite arrivée.
Astuce : Un clic sur le bouton droit de la souris sur le tableau dynamique vous permet d’ouvrir l”Assistant tableau croisé dynamique’. Cliquez, en bas à gauche, sur le bouton ‘Mise en page’. Ici, il est très facile de glisser les données correctes vers le bon endroit. Cliquez ensuite sur ‘OK’, puis sur ‘Terminer’.

5. Nouveau dans Excel 2007 ? Vous n’êtes pas encore bien familiarisé avec Excel 2007 ? Grâce à un outil interactif de Microsoft Office Online, vous pouvez pointer l’endroit où se trouve une fonctionnalité dans Excel 2003 pour découvrir où se situe cette même fonctionnalité dans Excel 2007. Cliquez ici pour accéder à cet outil en ligne.

Source : Excel Experience Day

Envie de connaître d’autres trucs en Excel ? Rendez-vous alors le 9 juin au Excel Experience Day à Bruxelles. Infos : www.excelexperienceday.be