Les frais professionnels de déplacement, de séjour, de route, de bureau, de communication, de voiture et de vêtements peuvent être remboursés de manière forfaitaire par l’employeur. Comment ? Y a-t-il des plafonds ? L’ONSS réactualise régulièrement le tableau de ces frais.
Les sommes qui constituent un remboursement de frais dont la charge incombe à l’employeur sont exclues de la notion de rémunération. Il ne peut s’agir que des frais occasionnés par l’exécution du contrat de travail (par exemple, les frais de déplacement, les frais de téléphone, etc.). L’employeur doit pouvoir démontrer à l’aide de pièces justificatives l’exactitude de ces frais.
Frais forfaitaires
L’ONSS admet le remboursement sur une base forfaitaire uniquement si l’employeur parvient à démontrer qu’il est matériellement impossible de déterminer le montant des frais réels ou lorsque son évaluation ou son remboursement pose des problèmes pratiques dus à des questions de preuve ou à la tenue d’une administration ou comptabilité qui serait disproportionnée par rapport aux montants à rembourser. Dans ce cas, il va de soi que l’employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte.
Dans ses instructions trimestrielles, l’ONSS communique une liste des différents postes pour lesquels une évaluation forfaitaire est acceptée, ainsi que les montants et les conditions dans lesquelles elle peut être appliquée. Ces forfaits doivent toujours correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail. Il doit aussi pouvoir démontrer que le forfait est plausible, eu égard à la description de fonction et aux circonstances de travail de l’employé auquel il est octroyé.
Réels ou forfaitaires, il faut choisir
Les montants repris dans le tableau de l’ONSS sont des montants maximums. Si l’employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.
En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière. Depuis 2010, en cas de contestation du caractère réel des frais à charge de l’employeur, c’est à ce dernier de démontrer la réalité de ces frais au moyen de documents probants ou de tout autre moyen de preuve (sauf le serment).
Parmi les nouveautés dans la dernière réactualisation de l’ONSS (1er trimestre 2017) pour les montants forfaitaires acceptés comme frais propres à l’employeur, le montant des frais de vêtements a été adapté : pour l’achat ou l’entretien des vêtements de travail, le maximum est de 1,67 euro par jour (avant : 1,65 euro) ; pour l’entretien et l’usure des vêtements du travailleur, il est de 0,84 euro par jour (avant: 0,83 euro).
Par Nathalie Wellemans, Senior legal consultant chez Group S.
